兼职档案员：

为做好分院档案收集、整理、移交工作，请您参照《2016年分院归档内容及年限修订》，对您中心/项目组2018年度材料进行收集整理，按时间要求，移交至四层档案员办公室。

一、移交时间及部门安排

二、移交材料内容

1.制作封皮，附封底。（可不装订，用夹子夹好）

2.提交《收进&移出档案登记表》电子版。

3.按照《收进&移出档案登记表》顺序，提交电子版文件夹材料。（文件夹为“XXX中心”或“XXX项目”，文件夹内序号与《收进&移出档案登记表》相对应）

4.请到413室现场移交，双方清点数目，核对电子版档案材料，确认签字。不合格档案当场退还。

三、注意事项

1.您所在中心/项目组的出版物、奖杯、奖牌、证书、外单位赠送的礼品、红头文件等，一并移交至档案室。

2.档案室存放档案为原件，非特殊情况不存放复印件。

3.除上级所发材料外，档案均使用A4、A3纸，特别是涉及手写档案时，要注意打印纸张的规格（A4或A3）。档案用纸不得使用废纸。

4.档案封皮的格式请勿改动，如不小心改动了，请重新下载封皮A4及介绍。

5.为延长档案寿命，便于档案长期保存，手写档案请使用黑色签字笔，禁止使用红笔、铅笔、圆珠笔等。

6.照片档案标注出时间、地点、人物、事件、摄影者。

7.移交档案前，需把您所要移交的档案标好页数（有页数的材料不用标）。封面不用标注页号，里面有字(或边框)页逐一从小到大标注，统一用黑色签字笔标至外侧下角。

8.档案装订中横版材料，表头在装订线一侧。

9.档案谁拟定，谁负责。兼职档案员有责任指导本中心/项目组成员做好档案收集工作，避免重复做工。

院务办 档案室

2019年3月8日